Du er her: Nyheter » 2018 » April » Stor oppslutning om heldagskurs i krisehåndtering.

2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2018

Stor oppslutning om heldagskurs i krisehåndtering.

27.04.2018

«Hvor galt kan dette gå?» Dette var overskriften på «Kurs i krisehåndtering» som Godt Vann Drammensregionen (GVD) inviterte til 24. april i år. Det var tydelig at temaet traff godt, for heldagskurset var raskt fulltegnet med flere på venteliste.

Bilde: En fulsatt sal følger nøye med. 

Sikkerhets- og beredskapsnettverket i GVD har ambisjoner om å bidra til å heve kompetansen i GVD innen sikkerhet og beredskap. De tok derfor initiativ til et heldagskurs i krisehåndtering. Målgruppe var vaktledere og ledere innenfor VA-virksomhetene i GVD-samarbeidet, samt alle som har en rolle i krisehåndteringsarbeid.

Det var tydelig at kurset dekket et behov, for selv med 60 plasser var det venteliste. Deltagerne var fra GVD-kommunene, primært VA-avdelingene, men også andre lederfunksjoner i kommunene. Det kom også en engasjert delegasjon fra kriseledelsen i Kongsberg kommune.

Målet med dagen var å få gode stalltips og enkle verktøy for å kunne ruste oss bedre for de virkelig store hendelsene. Det som skal hjelpe oss med dette, er de proaktive prinsippene, samt det å være tidlig ute med informasjon – og bli en foretrukken og troverdig kilde i mediekaoset som oppstår i kjølvannet av en krise.

Proaktive prinsipper for krisehåndtering 

Proaktiv stabsmetodikk er å være i forkant av hendelsen ved å ta kontroll over situasjonen i form av rask aksjonering og iverksetting av tiltak raskt etter at varsel om hendelsen er mottatt, og på et tidspunkt hvor det ennå er svært begrenset med informasjon. Beredskapsledelsen kan da arbeide forutsigbart, strukturert og effektivt.

– Jo lenger du venter med å handle i påvente av informasjon, desto smalere handlingsrom har du, forklarte foredragsholder Jørn-Ivar Hellesnes fra konsulentselskapet One World. Tanken er derfor at du aksjonerer ut ifra sikker usikkerhet.

– Er du i tvil om du skal igangsette beredskapstiltak, så er du faktisk ikke i tvil, er Hellesnes påstand. Det er bedre å iverksette ett risikoreduserende tiltak for mye enn ett for lite. Hellesnes kaller det «moderat overreaksjon» – du sikrer overkapasitet ved å mobilisere tidlig. Det er lettere å bygge ned i etterkant enn å skulle iverksette mobilisering for sent.

Vurdering av konsekvenspotensialet 

«Hvor galt kan dette gå», er et sentralt spørsmål innen proaktiv tenkning. Man forsøker å se for seg hva potensialet i situasjonen er for beredskapsverdiene – de vi kjenner fra ROS-analysen; liv og helse, ytre miljø, økonomiske verdier og omdømme. Tiltak for å ivareta disse verdiene iverksettes, og så tidlig som mulig brukes den begrensede informasjonen som er tilgjengelig til å definere et konsekvenspotensial. Konsekvenspotensialet må gi en realistisk og ikke usannsynlig vurdering av hvor alvorlig konsekvensene av hendelsen kan bli for hver av beredskapsverdiene over – og så planlegge respons ut ifra dette.

Bilde: Det diskuteres livlig i pausen. 

Kjennetegn på god håndteringsevne 

Hensikten med alt beredskapsarbeid er å forebygge og forhindre. Null risiko finnes ikke, derfor handler det også om å være forberedt; sikre god håndteringsevne og begrense skadeomfang når krisen har oppstått.

Det vanket mange gode «sjekklister» i løpet av kursdagen, en av dem handler om hvordan du sikrer god krisehåndteringsevne:

  • Virksomheten har oversikt over påregnelige uønskede hendelser
  • Virksomheten har definert kriterier for hvilke hendelser som utløser aksjon
  • Alle vet hvem som skal varsles/ informeres og hvordan varslingen/informasjonen skal gjennomføres
  • Alle vet hva de skal gjøre i den innledende fasen av håndteringen av en hendelse
  • Alle vet hvem som er ansvarlig for hvilke funksjoner og områder – internt og i forhold til eksterne parter
  • Alle kjenner sin rolle og sin plan godt nok til å kunne improvisere – planen passer sjelden helt til virkeligheten

«Alle» har lyst til å løse problemet 

Nivådelt kriseledelse er et sentralt tema innen krisehåndtering. De fleste organisasjoner har tre nivåer, med kriseledelse på øverste nivå. Her tas det strategiske beslutninger. Krisestaben på nivået under har det operasjonelle ansvaret. Nederste nivå er førstelinjen, som jobber taktisk.

– Det er en tendens i alle organisasjoner, at «alle» har lyst til å løse problemet. De som sitter på strategisk nivå, skal ikke blande seg inn i det operasjonelle. Det kreves god drilling for å unngå å bli operativ når du sitter i kriseledelsen, ifølge Hellesnes. Ledere som maser etter informasjon, er en uting! De som har ansvar for det operative, må få lov til å jobbe i fred!

En måte å sikre god informasjonsflyt på er hyppige statusmøter der det etableres en felles situasjonsforståelse, informasjon utveksles og beslutninger tas. Dette skal være korte møter, 15 minutter bør holde, med en fast agenda. Beslutningene dokumenteres og følges opp i tiden mellom møtene. Nøkkelen til suksess er målrettet drilling og øving.

Krisekommunikasjon – mer enn mediehåndtering 

Det er mange eksempler på at kriser som i utgangspunktet ikke er så store, ender opp med å bli en kommunikasjonskrise på grunn av dårlig mediehåndtering. Noen kriser som eskalerer i media trenger ikke engang å ha rot i virkeligheten. Det er derfor det å gå ut med gjennomtenkt og god informasjon tidlig, er helt avgjørende i en beredskapssituasjon.

Du må vite hvem dine viktigste interessenter er; Myndigheter, politikere, eiere, interne, rammede, publikum, pårørende, media.

– Utarbeid tilpasset kommunikasjon til de ulike målgruppene. Se på dem som en ressursgruppe. De kan bli dine «ambassadører» i en krise, påpekte kommunikasjonseksperten Jarle Ramskjær fra Holtan & Partners.

Hans oppfordring til ledergrupper er å ha en god diskusjon om hvordan de kan jobbe inn mot de ulike interessentene. Etabler arenaer for å involvere dem, gå i dialog med dem. Også i et krisehåndteringsperspektiv. Tenk også gjennom hvor mye «trøkk» dere vil være i stand til å tåle i en krisesituasjon.

Når konsekvenspotensialet er beskrevet og risikoreduserende tiltak igangsettes, er det viktig å kommunisere dette både internt og eksternt. Lag en kommunikasjonsplan som beskriver hovedbudskapet, hvilke kanaler skal dette ut i og hvem uttale seg. Det er viktig med presise budskap: Gjør rede for situasjonen, klargjør hvem som har ansvaret, hva gjør virksomheten for å begrense krisen, hvor kan man få hjelp og støtte.

Ramskjærs 10 tips for å lykkes med krisekommunikasjon:

  1. Tydelig plan – tydelig organisering
  2. Bygg gode og tillitsfulle relasjoner
  3. Bli en foretrukken kilde
  4. Velg en aktiv tilnærming
  5. Åpen og ærlig
  6. Hode-hjerte-hender
  7. Få ut budskapet
  8. Ikke mist det strategiske perspektivet
  9. Husk internkommunikasjon
  10. Planer må øves og trenes

Kursholderne

Jarle Ramskjær fra Holtan & Partners, et rådgivningsselskap innenfor fagområdet kommunikasjon/ krisekommunikasjon, myndighetskontakt og strategiutvikling.
Jørn-Ivar Hellesnes fra konsulentselskapet OneWorld, partner av CIM-leverandøren OneVoice. Tilbyr opplæring i beredskapsplanlegging og krisehåndtering.

Tekst og foto: Ragnhild Leirset og Lene Veraas

 

Godt vann

Samarbeidsprosjektet Godt Vann Drammensregionen
Kommunene i Drammensregionen samarbeider med Glitrevannverket
for å sørge for en sikker og god vannforsyning og avløpshåndtering.

c/o Glitrevannverket IKS,
Fagerlia 30, 3011 Drammen
telefon: 32 25 42 00,
e-post: post@glitre.no

Innholdsoversikt | Personvern | Nettstedet er utviklet av Godt Sagt For ansatte